pingview & planner

PingView & Planner (Office 365)

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Pour le deuxième article de notre série « PingView & Office365 », nous allons nous pencher sur Planner, l’outil pour la gestion du travail d’équipe de Microsoft !

Tout d’abord, pour ceux ne connaissant pas l’outil, une petite présentation s’impose.

Planner

L’outil planner s’inscrit à mi-chemin entre un outil kanban tel que trello et un gestionnaire de tâches tels qu’Asana ou Wrike. L’utilisation reste relativement simple : on crée des tâches, on affecte des personnes, on définit des deadlines, on y appose des étiquettes, etc.

Planner

Visuellement, on se rapproche assez d’un tableau trello. Les traditionnelles listes sont ici appelées « compartiment ».

Pour chacune de nos cartes, on va pouvoir affecter différentes personnes, son état d’avancement, sa date de début / fin, des pièces jointes, commentaires, etc. Le tout est assez complet et facile à prendre en main.

Contrairement à Trello, on ne va donc pas créer nos traditionnelles listes « to do, doing, done », mais on va laisser les filtres s’en occuper pour nous. En effet, si on renseigne chacune de nos cartes de manière précise, on peut ensuite venir filtrer ces dernières selon plusieurs critères : compartiment, attribution, avancement, échéance, étiquettes.

Voici la vue renvoyée en filtre « Avancement ». Nos compartiments se renomment et on a ici nos tâches en mode kanban agile.

planner_avancement

Vous en savez déjà un peu plus sur l’outil en question.

PingView & Planner

Maintenant, comment l’utiliser avec PingView ?

Notre but ici était d’incorporer nos différentes tâches mais dans un cadre plus collaboratif et propice à l’utilisation « wallboard » au service de l’équipe.

pingview & planner

L’écran de l’équipe dispose de 3 sections : les tâches de la semaine, les tâches du reste du mois, ainsi que les tâches dépassées.

Pour chacune des tâches, un pictogramme en début de ligne symbolise le compartiment auquel elles appartiennent, cela permet de les distinguer rapidement et simplement. On retrouve ensuite l’intitulé de la tâche, son échéance, ainsi que la photo de la personne affectée.

Des conditions sur l’échéance apporte un changement de couleur afin de séparer les tâches à échéances courtes de celles plus lointaines. Si la tâche n’est pas effectuée dans les temps, elle passera donc du côté « Tâches dépassées ».

Il est très important pour les équipes de pouvoir reconnaître rapidement les tâches sur lesquelles le retard s’accumule, elles apparaissent donc ici en évidence avec un statut « En cours/A faire ». Si celle-ci n’est toujours pas commencée, le statut sera donc en orange clignotant. Le fait de communiquer sur ces retards permet de rapidement venir en aide à son collègue le cas échéant et de ne pas s’enliser.

Les utilisations peuvent être nombreuses alors n’hésitez pas à faire preuve d’imagination ! Gardez en tête l’intérêt que cela peut apporter à vos équipes et les informations auxquelles ils souhaitent pouvoir accéder facilement.

N’hésitez pas à nous demander une démo de notre wallboard Office365 !

 

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