Projet management visuel digital : passer outre l’effet waouh !

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Vos wallboards sont maintenant déployés et vos collaborateurs semblent enthousiastes lors du lancement. Cependant, attention à ce que le soufflé ne retombe pas ! Il ne s’agit pas simplement de mettre en place trois écrans pour que votre management et votre activité soient complètement transformés. Il est nécessaire d’aller au-delà en impliquant vos collaborateurs, en continuant à alimenter les panneaux de management visuel pour en faire un élément central d’animation de votre organisation. Dans ce billet, nous vous donnons les clés pour que votre management visuel dure dans le temps.

Conseil #1 – Impliquer les collaborateurs concernés

utiliser management visuel

Nous ne le répéterons jamais assez ! Pour qu’un projet de management visuel vive au quotidien, il est indispensable d’impliquer les équipes dès le début : choix de la forme, des KPIs à afficher… Ainsi, vos collaborateurs se sentiront porteurs du projet et seront plus investis. De plus, les informations choisies seront plus pertinentes par rapport à l’activité sur le terrain.

En effet, le but du déploiement d’outils de management visuel est de tendre vers l’excellence opérationnelle. Sans implication de l’équipe, ceci n’est pas possible. Il faut donc faire des feedbacks réguliers pour améliorer l’expérience et faire évoluer l’outil de manière la plus collaborative possible.

Conseil #2 – Instaurer des rituels

Pour que l’utilisation des panneaux de management visuel devienne un réflexe pour les collaborateurs, il est parfois nécessaire de créer des “rituels” et de systématiser certaines actions. Par exemple, vous pouvez instaurer des briefs réguliers autour des écrans : quotidiens, hebdomadaires ou mensuels (voire les trois !). Au fur et à mesure du temps et aux yeux de vos équipes, les wallboards deviendront le support incontournable des réunions.

Nos clients nous le confient : aujourd’hui, ils ne pourraient plus se passer des écrans, ils font partie du paysage de l’entreprise et sont des outils collaboratifs incontournables. Yvon Bury, de la Caisse d’Épargne Hauts de France nous l’a confirmé dans un article précédent : “aujourd’hui, les écrans de management visuel sont inclus dans le quotidien. Ils favorisent la cohésion, le sentiment d’appartenir à une équipe. Les indicateurs ne permettent pas uniquement de mettre en avant ce qui ne fonctionne pas, mais sont des indicateurs de la satisfaction”.

Conseil #3 – Changer régulièrement les widgets

Tout l’intérêt du management visuel réside dans l’actualisation des données et de l’information en temps réel (ou presque), en limitant le reporting manuel des collaborateurs et/ou managers. Les panneaux évoluent donc avec l’activité de votre entreprise. Changer les widgets devient alors logique pour s’adapter aux nouveaux KPIs, aux nouvelles priorités, aux alertes ou encore aux bonnes pratiques de l’entreprise.

Changer les widgets de votre management visuel permet également de faire vivre les panneaux, d’interpeller grâce à un nouveau design, d’attirer l’oeil de vos collaborateurs et de ne pas les lasser. Cela permet également d’ajouter ou de supprimer des informations et de faire évoluer les écrans au gré des besoins des équipes.

Conseil #4 – Ajouter du challenge

animer réunions

Au-delà de leur rôle dans la communication interne, dans le lean management, ou encore d’animation visuelle de la performance, les wallboards peuvent être utilisés pour animer vos équipes autour de challenges. Cela peut être de façon informelle : organisation d’un tournoi de babyfoot, pari sur les résultats lors de la coupe du monde, par équipe ou en individuel. En affichant les résultats sur les panneaux de management visuel, vos collaborateurs seront encore plus motivés pour se dépasser et les consulter.

De manière beaucoup plus formelle, vous pouvez également organiser des tournois pour doper la motivation de vos collaborateurs en affichant les objectifs de votre service. Cela permet de motiver vos collaborateurs à se surpasser et de donner une autre dimension à vos écrans. Par exemple, la Caisse d’Epargne Hauts de France a réduit les délais de traitement des incidents grâce aux wallboards. Attention cependant à ne pas en abuser, au risque de stresser vos équipes plus que de les motiver.

Conseil #5 – Développer les usages sur d’autres services

Pour que les écrans de management visuel vivent, il est pertinent de les connecter avec les outils métiers des équipes pour obtenir des données actualisées. Cela permet de donner une vision de l’activité globale, de croiser les data avec celles de votre service pour aller plus loin dans le pilotage et l’analyse des données.

Cela permettra également aux autres métiers de comprendre l’intérêt du management visuel et de partager les bonnes pratiques, voire de les influencer et les accompagner dans le déploiement de leurs écrans.

Déployer des écrans de management visuel ne suffit pas. Il est indispensable de les dynamiser. Effectivement, pour dépasser l’effet de nouveauté et faire de leur utilisation une habitude, certains rituels sont à systématiser. Mais une fois adoptés, les wallboards deviendront rapidement des supports de pilotage et d’animation prisés.

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